E-mail er virksomhedens største tidsrøver!

Tekst:Lis Lykke
PUBLICERET: 7 March 2016
OPDATERET: 7 March

Vi har i denne uge inviteret Jan Adeltoft fra det danske Webproof til at være gæsteskribent. Webproof, der arbejder med online korrektur-systemer, er i fuld gang med at udvikle deres Miami kontor.

Jan Adeltoft, Webproof
Jan Adeltoft, Webproof

Undersøgelser viser at 28% af kontormedarbejders arbejdsdag i 2015 blev brugt på at håndtere, søge, sortere og læse e-mails. Inden for den grafiske industri nærmer vi os nok 50%!

Endvidere ligger 85% af alle forretningsdata vedhæftet og arkiveret i individuelle personlige email-bokse, potentielt ikke tilgængelige for firmaet. Alene i USA sendes der dagligt 1 billion virksomhedsdata – hver dag!

Hvis ikke der gøres noget ved disse stadig stigende omkostninger til både medarbejdere, båndbredde og servere, må det være, fordi din virksomhed tjener for mange penge.

Desværre oplever jeg, at management i mange virksomheder går mere op i de besparelser, man kan finde på budgettet, end de åbenbare produktivitetsforbedringer, som ligger i at skifte fra traditionel email-kommunikation til en online kollaborativ platform.

LEGO som årligt håndterer rigtig mange, ikke mindst grafiske dokumenter, skiftede for år tilbage fra traditionel email-kommunikation til en online kollaborativ kommunikationsplatform. De reducerede dermed deres turn aroundtid med op til 35% og fik således fjernet alle opgaverelaterede filer og beskeder fra samtlige medarbejders e-mail bokse – worldwide. De økonomiske besparelser blev ufatteligt store, men samtidig fik medarbejderne meget bedre opgaveoverblik.

Gennemfør din egen konklusion og aktionsplan for at ændre din virksomhed. Jeg vil blot påpege 2 enkle løsninger, som for næsten ingen midler, hurtigt kan gennemføres:

  1. Aftal en email-politik vedrørende brug af CC, BCC, spam og fil-vedhæftninger
  2. Skift fra email-kommunikation til en kollaborativ platform for alle dokumenter

Det vil sige: gå fra at vedhæfte en fil til en email til at vedhæfte en besked til en fil, såre simpelt.

Tænk over det!

Dette er et koncentrat af et større Whitepaper, som bl.a. inkluderer links til analyser fra de anerkendte the McKinsey Global Institute og the Radicati Group. Denne mere udførlige rapport kan hentes på http://goo.gl/AZhRc5

 

De seneste nyheder

Robotfactory med fuldautomatisk skæresystem

Robotfactory viste på FESPA deres automatiserede skæresystem med to ABB-industrirobotter i samarbejde med et industrielt Zünd D3 skærebord.
robot_01

Sangill Grafisk overtager aktiviteterne fra Spiralin A/S

Sangill Grafisk overtager aktiviteterne fra Spiralin A/S og styrker efterbehandlingstilbuddet i Prinfo-kæden.
Screenshot

Fujifilm: "Det er sjældent, at der lanceres en ny blækteknologi"

Fujifilm har udviklet en helt ny blækteknologi. AQUAFUZE kombinerer UV-LED og vandbaseret blæk.
Fuji_01

Dansk virksomhed indtager USA og indgår samarbejde med Disney

Poster & Frame Art Group har på få år skabt en international succes, der bringer dansk design og automatiseret printproduktion til USA.
P&F_01

Læs videre

Behøver vi opmålte profiler i posterproduktionen?

Har man blot en enkelt printer, men mange medier, er det allerede vanskeligt at få samme farver og udtryk på tværs af de forskellige medier. Har man forskellige printsystemer og RIP'er kombineret med forskellige medier bliver det kaos.
rune_01

Flest ville læse om Scandinavian Print Group

Årets julekonkurrence gik ud på at gætte den mest læste historie på Sign Print & Pack i 2024.
årets mest læste 2024

Lars Ole Nauta: Labelexpo er vigtig i år

– Der skal klinkes nogle skår ovenpå papirkrisen, og så skal vi kigge dybere i mulighederne for automatisering, sige Lars Ole Nauta før årets Labelexpo.
LarsOleNauta

Johnsen Graphic Solution indgår partnerskab med Boostly

Johnsen Graphic Solutions og reklamebureaet Boostly har indgået et partnerskab med gensidige kompetenceløft for begge virksomheder.
johnsen_boostly_01