Vi har i denne uge inviteret Jan Adeltoft fra det danske Webproof til at være gæsteskribent. Webproof, der arbejder med online korrektur-systemer, er i fuld gang med at udvikle deres Miami kontor.
Undersøgelser viser at 28% af kontormedarbejders arbejdsdag i 2015 blev brugt på at håndtere, søge, sortere og læse e-mails. Inden for den grafiske industri nærmer vi os nok 50%!
Endvidere ligger 85% af alle forretningsdata vedhæftet og arkiveret i individuelle personlige email-bokse, potentielt ikke tilgængelige for firmaet. Alene i USA sendes der dagligt 1 billion virksomhedsdata – hver dag!
Hvis ikke der gøres noget ved disse stadig stigende omkostninger til både medarbejdere, båndbredde og servere, må det være, fordi din virksomhed tjener for mange penge.
Desværre oplever jeg, at management i mange virksomheder går mere op i de besparelser, man kan finde på budgettet, end de åbenbare produktivitetsforbedringer, som ligger i at skifte fra traditionel email-kommunikation til en online kollaborativ platform.
LEGO som årligt håndterer rigtig mange, ikke mindst grafiske dokumenter, skiftede for år tilbage fra traditionel email-kommunikation til en online kollaborativ kommunikationsplatform. De reducerede dermed deres turn aroundtid med op til 35% og fik således fjernet alle opgaverelaterede filer og beskeder fra samtlige medarbejders e-mail bokse – worldwide. De økonomiske besparelser blev ufatteligt store, men samtidig fik medarbejderne meget bedre opgaveoverblik.
Gennemfør din egen konklusion og aktionsplan for at ændre din virksomhed. Jeg vil blot påpege 2 enkle løsninger, som for næsten ingen midler, hurtigt kan gennemføres:
- Aftal en email-politik vedrørende brug af CC, BCC, spam og fil-vedhæftninger
- Skift fra email-kommunikation til en kollaborativ platform for alle dokumenter
Det vil sige: gå fra at vedhæfte en fil til en email til at vedhæfte en besked til en fil, såre simpelt.
Tænk over det!
Dette er et koncentrat af et større Whitepaper, som bl.a. inkluderer links til analyser fra de anerkendte the McKinsey Global Institute og the Radicati Group. Denne mere udførlige rapport kan hentes på http://goo.gl/AZhRc5
